医院行政公文规范化流程管理

医院行政公文是医院政务活动的历史记录，是日后工作可查证和借鉴的重要资料，对医院的经营与发展有着重要的作用。如何管理好公文，保证公文材料的齐全完整，便于需要者查用，本文从公文的立卷归档阐述了公文管理的流程。

医院在日常行政管理活动中产生了大量的文件材料，这些材料是医院政务活动的历史记录，是日后工作可查证和借鉴的重要资料，对医院的经营与发展有着重要的作用。在实际工作中，我们常常会看到有些工作人员把文件柜的资料全部翻出来，前后翻过多少遍，也不一定能找到所需文件，既浪费时间也耗费精力。特别是领导要我们找一份文件时，而我们既找不出又不能说明这份文件由哪个部门保管，这是一件很尴尬的事。如果平时注意做好公文管理，及时将办理完毕的文件材料立卷归档，就不至于出现以上的情况了。笔者从事办公室文书处理多年，对公文管理积累了一定的经验，现从文书的立卷归档方面来谈谈对医院公文归档过程管理的粗浅认识。

1、公文立卷

立卷是整理和保存文件的一种方法，是公文运转处理流程中的一大程序。立卷就是将零散的文件材料根据其相互联系、特征和保存价值分类组成案卷的整理过程。立卷避免了公文的散失、破损，保证了公文的齐全、完整和安全，有利于文件的保管。

2、由文书处理部门及时整理立卷办毕公文

由文书处理部门及时整理立卷办毕公文的好处：（1）可以使文书部门充分熟悉本机关、本部门业务工作情况，了解文书处理过程的长处，有利于提高整理的质量和工作的效率。因为文书是由文书部门办理的，文书部门最了解文书的形成原因、运转情况、实际效用，也最了解文件之间的内在联系和各种文书的保存价值，最清楚文件的去向和收回情况，所以，由文书部门立卷就可以发挥文书部门的这些优势长处，有利于提高立卷效率和质量。（2）文件在本部门随时归卷，可以防止文件散失，有利于文件的保管，有利于归档文件材料的齐全、完整和保密。当年形成的文件要经常使用，如果办完后就归档，每次需要时要到档案部门查阅，会给文件的使用者带来不便。所以往往有些人为了使用方便，到年终才将文件清理上交。这样就加大了档案部门年终接收归档文件和分类归卷的工作量。同时文件存在个人手里，极易丢失，他人又无法利用。（3）文书部门暂存当年文件，有利于文书人员查阅和利用当年的文件。文书正常运转处理完之后，仍然具有很高的使用率，特别是领导人和文秘人员，因为工作的需要经常查阅各种文件。由文书部门立卷，文书材料可以在本部门放一年。随时可以查阅。如果由档案部门立卷，需把处理完毕的文书及时送档案部门，这样文书部门使用起来就不方便了。（4）有利于档案工作的全面开展。文书立卷由文书部门承担，这就减轻了档案部门的压力，档案部门可以腾出时间集中精力做好档案方面的各项业务工作。

3、做好平时归卷工作，保证文件材料的齐全完整

公文立卷工作不能等到一年终末再动手，而应该在工作中，随时为立卷做好必要的准备。这种准备包括：事先熟悉本单位的立卷类目，坚持做好平时归卷工作。（1）对本部门形成的文件材料根据《中华人民共和国档案管理办法》、《机关文件材料归档和不归档的范围》、《国家行政机关公文处理办法》和《机关归档文件的整理原则》等的要求,逐一鉴别、分类、收集整理,最终归档。（2）平时归卷。依照编制好的立卷类目，将已经处理完毕的文件材料随时按类目上的有关条款归入临时卷夹（或卷盒）内，这就是平时归卷。平时归卷要求“随办随归”，不能积累到第二年立卷时再归卷。这样，有利于保持文件材料之间的联系，保证归档文件材料的齐全完整。平时还要根据形成文件材料的实际情况，随时修改或增补立卷类目的有关条款。

4、检查文件的收集情况，做好年终归档移交工作

到第二年年初立卷前，要对已收集的文件进行一次全面检查，收集不齐全、不完整的要做进一步的补充和完善。有以下几方面的工作：（1）检查文件是否齐全。如公文是否同时具有文件正本和定稿，各种反映单位基本情况的年报、名册、会议记录，有关本单位机构设置、人事任免、调动和福利等方面的材料是否收集齐全。（2）检查文件是否属于本单位归档的范围。按“凡是反映本机关职能活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围”的规定，不属于本机关、本部门归卷范围的应剔出；同时，还要看是否属于本年度的，不属于本年度的应转出归入相应的年度。（3）检查卷内文件是否有一定的联系。相联系的要归到一块，没有联系的要剔出另组卷。比如：关于同一件事情的请示、批复、名册和会议纪要，一项专题工作、一次会议、一项工程的所有文件等。

总之，在日常工作中，文书人员要充分发挥文书部门立卷的优越性，对办理完毕的文件材料要根据其来龙去脉及时进行收集整理，保证其完整、齐全。避免平时文件分散、零乱、长期堆积和失密。同时要督促有关人员及时将办完文件及时清退给立卷人员，为年终整理归档文件材料打下良好的基础。